Assistante Virtuelle, Bras Droit, OBM ?? Késako tous ces termes ? Tu te sens perdu-e au milieu du jargon des business en ligne et des professions qui leur viennent en aide ? Dans cet article je décrypte les spécificités de chaque métier et les différences qu’on peut constater. Spoiler : je vais te parler ici d’Assistante Virtuelle (AV) et de Bras Droit.
Assistante Virtuelle et Bras Droit,
des différences ?
Commençons par un point rapide sur les définitions de ces deux métiers, complémentaires mais bien différents.
L’assistante virtuelle travaille de façon indépendante pour des clients (souvent des infopreneurs) sur des tâches que je nommerais exécutives. Elle réalise de façon professionnelle des tâches qui peuvent être chronophages pour un entrepreneur ou une entrepreneuse et dans lesquelles cette dernière personne n’a pas d’expertise particulière.
La Bras Droit (j’utiliserai tout au long de cet article le féminin car ce sont majoritairement des femmes qui occupent ces postes) travaille également en tant qu’indépendante pour le compte d’autres entrepreneur-ses. Cependant, il est rare qu’elle réalise des tâches exécutives. Elle a plutôt un rôle de supervision, d’organisation, de gestion de projets et d’équipe. C’est souvent elle qui va manager une assistante virtuelle justement.
Quelles tâches sont confiées à chacune ?
Assistante virtuelle
L’assistante virtuelle peut réaliser une grande diversité de tâches. Certaines sont parfois spécifiques à d’autres métiers plus précis. Selon ses compétences et ses envies, elle peut choisir d’être généraliste ou très nichée.
Voici une liste, non exhaustive, de tâches qui peuvent lui être confiées :
- prise de rendez-vous
- organisation des emails
- archivages de dossiers
- mise en place du planning
- relations clients après-vente / customer care
- rédaction de courriers
- tâches de comptabilité (facturation, paiements, relances)
- stratégie de contenus réseaux sociaux
- community management (animation des réseaux)
- rédaction de contenus web
- création de visuels
Online Business Manager
De son côté, la bras droit aura un poste plus détaché de l’opérationnel et accompagnera le ou la chef-fe d’entreprise comme une étroite collaboratrice dans la mise en place de sa vision, de ses offres. Elle aide aussi souvent le ou la CEO à canaliser ses idées afin de les transformer en objectifs et projets concrets et réalisables. C’est elle ensuite qui assure la mise en place et la réalisation des tâches associées à chaque projet.
On trouve dans ses attributions :
La gestion des projets :
Elle permet leur organisation, elle s’assure que toutes les personnes attachées à un projet aient tout ce dont elles ont besoin pour la réalisation de leurs tâches. Elle fait aussi le lien entre les différents membres d’une équipe. Et enfin elle vérifie que chacun-e réalise son travail de façon qualitative et dans les délais demandés.
La gestion des équipes :
C’est elle qui peut prendre en charge les fiches de postes, préparer les recrutements et la sélection des profils adéquats. Elle fait aussi l’onboarding des nouvelles recrues. C’est souvent elle qui est, ensuite, en lien direct avec les membres de l’équipe. Puis elle fera le lien avec le ou la dirigeant-e.
La gestion des opérations :
Elle décharge totalement le ou la chef-fe d’entreprise des missions opérationnelles. Elle met en place les process, assure leur bonne application et leur mise à jour. Elle permet aussi la mise en place d’automatisation quand c’est nécessaire.
Le suivi des chiffres clés :
Une fois les projets définis, elle met en place les tableaux de suivi qui permettent la bonne compréhension de l’atteinte ou non des objectifs. Elle fait également l’analyse des chiffres et peut ainsi proposer les ajustements nécessaires.
Les qualités spécifiques de chacune
En raison des différences de chaque poste, on peut s’attendre également à ce qu’une assistante virtuelle et une bras droit aient des qualités spécifiques.
On attendra d’une assistante virtuelle une compétence pointue dans les tâches confiées, une rapidité d’exécution. Elle devra également faire preuve de flexibilité, de discrétion. Et elle devra rendre un travail de qualité dans les délais impartis. Si elle est intégrée à une équipe, elle aura aussi tout intérêt à avoir des qualités de communication fortes.
De son côté, la bras droit aura besoin de s’impliquer pleinement dans le business de son ou sa client-e. Elle fera preuve de franchise, d’une bonne communication (bienveillante et diplomate), de confiance en soi, de discrétion, d’intégrité, d’une très bonne organisation et d’une forte discipline.
Quel type de rémunération ?
La rémunération d’une assistante virtuelle peut être facilement faite en taux horaire. Lors de la mise en place de la collaboration, le volume horaire à accorder au client est défini et facturé selon ce qui était convenu. Si la relation est faite pour durer dans le temps, une rémunération forfaitaire est tout à fait envisageable. En effet, peu importe alors le nombre exact d’heures travaillées, si l’assistante virtuelle exécute ce qu’on lui demande sur la période convenue, c’est à elle de gérer le temps que ça lui prend. Elle peut alors facturer en fonction de la valeur qu’elle apporte au client grâce à sa collaboration.
Une bras droit aura plutôt tendance à facturer de façon forfaitaire, notamment si elle intervient pour soutenir le ou la CEO sur un projet précis et limité dans le temps comme le lancement d’une nouvelle offre par exemple. Si la collaboration est récurrente, elle aura tout avantage à facturer un forfait mensuel, dans lequel elle gèrera elle-même le temps qu’elle passe pour son ou sa client-e. Il arrive aussi parfois que sa mission soit rémunérée avec une partie fixe et une partie commissionnée selon le chiffre d’affaires réalisé par l’entreprise. C’est notamment pertinent sur une période de lancement.
Comment démarrer une collaboration & quels sont les clients de chacune ?
Il arrive souvent qu’un-e entrepreneur-e démarre par la délégation de tâches opérationnelles et d’exécution pour se dégager du temps rapidement. C’est souvent le ou la chef-fe d’entreprise qui garde alors la main sur la gestion des projets, des équipes, etc. On trouvera alors comme client-es, des entreprises qui commencent à grossir et des chef-fes d’entreprises qui veulent se focaliser sur les tâches où leur propre présence et expertise est indispensable.
Le poste de Bras Droit est plus communément nécessaire quand un business grandit et que l’entrepreneur-se doit à nouveau se dégager des tâches de gestion pour ne conserver que son rôle de CEO, de réflexions stratégiques et de vision et de création de ses offres. Les clients des bras droits sont en général des entrepreneur-ses qui fonctionnent déjà avec une équipe de plusieurs freelances qui les épaulent. Ils et elles ont alors besoin de quelqu’un qui les seconde pour la gestion des projets et des équipes. Et qui puisse aussi réfléchir avec eux dans la mise en place de la vision et de la stratégie.
J’espère que cet article t’aura aidé à mieux comprendre les différences entre une assistante virtuelle et une bras droit. Ce sont deux métiers totalement complémentaires et beaucoup d’assistantes virtuelles évoluent ensuite sur des postes de bras droit, notamment chez des clients de longue date qui leur accordent de plus en plus de confiance et leur confient de plus en plus de missions. Si tu as encore des questions sur les métiers ou si tu sens que tu as besoin de déléguer une partie des tâches de ton entreprise, viens m’en parler directement.