Quand tu te sens prêt-e à déléguer une partie de ton travail à une assistante virtuelle, tu peux émettre quelques réticences. En effet, tu peux manquer de clarté sur les avantages d’une telle collaboration et sur les tâches que tu peux lui confier. Dans cet article, je te partage ma vision sur ces sujets.
Les avantages de la délégation
J’explore ici, les principaux avantages qui peuvent t’inciter à déléguer une partie de ton business à une assistante virtuelle (lien vers le 1er article) :
La flexibilité
Faire appel à une assistante virtuelle indépendante, c’est pouvoir jouer de flexibilité en fonction de tes besoins précis. Contrairement à une assistante salariée, tu pourras plus facilement lui confier des missions ponctuelles, ajuster le volume de travail en fonction de ton rythme d’activité.
Attention toutefois à respecter aussi la collaboration. L’assistante virtuelle indépendante a aussi d’autres clients qui font appel à elle. Elle est sa propre cheffe et bien qu’elle s’adapte au mieux à tes demandes, elle gère son planning pour satisfaire tous-tes ses client-es. Il sera donc nécessaire d’anticiper au mieux tes demandes.
Le service personnalisé
En fonction de tes besoins précis, une assistante virtuelle pourra te proposer une prestation adaptée. Bien qu’elle ait des compétences multiples, elle pourra affiner son rôle selon ta demande.
Elle peut t’aider uniquement sur une partie administrative, ou bien technique ou alors être multicasquette et t’offrir une collaboration très variée.
L’optimisation du temps
Son rôle est de te faire gagner du temps, de l’énergie sur des tâches qui ne nécessitent pas spécialement ta présence ou ton expertise. En tant qu’experte dans ses domaines de prédilection, elle te permettra d’optimiser au mieux le temps passé sur chaque tâche.
La rémunération précise
Avoir recours à une assistante virtuelle, c’est aussi adapter sa rémunération aux tâches spécifiques qui lui sont demandées. Ainsi, tu sais exactement pour quelles fonctions elle est rémunérée. L’assistante virtuelle te facturera uniquement son temps ou sa prestation. De plus, tu peux écarter certains frais annexes tels que les congés payés, les charges patronales (cependant, c’est l’assistante virtuelle qui tient compte de ces frais dans sa facturation, puisque c’est elle qui les a à sa charge).
La concentration sur ton cœur de métier
Quand tu souhaites déléguer une partie de ton business à une assistante virtuelle, tu te libères d’une charge de travail importante. Ainsi dégagé-e de cela, tu peux te concentrer à nouveau sur ton cœur de métier. Tu restes focalisé-e sur ton expertise et tu peux plus facilement et rapidement développer tes idées d’offres ou de services.
L’amélioration de ton service client
La relation client de ton entreprise est une partie importante à ne pas négliger. Malheureusement, si tu gères tous les pans de ton business, elle peut être parfois laissée de côté. En déléguant cette partie à une assistante virtuelle, elle se focalisera sur la réalisation de la meilleure expérience possible. Tu peux aussi conserver cette tâche pour toi et en te libérant du temps sur le reste, tu seras toi-même plus efficace et régulier-ère pour garder le meilleur contact avec tes client-es.
Quelles tâches sont susceptibles d’être déléguées ?
Les assistantes virtuelles ont toutes des compétences différentes. Certaines aiment se spécialiser alors que d’autres préfèrent rester généralistes pour proposer des missions transversales à leurs client-es.
Voici donc un panel de tâches que tu pourrais déléguer à une assistante virtuelle. Prends bien le temps d’analyser tes besoins pour contacter la meilleure personne possible.
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Le suivi de l’agenda,
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la gestion administrative de l’entreprise : secrétariat, comptabilité…,
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le contrôle financier (calcul de coûts, de marges, de rentabilité de vos produits ou services),
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la création de contenus pour le web (site internet, réseaux sociaux),
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la transcription, le sous-titrage de vidéos ou de podcasts,
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le montage vidéo ou de podcast et l’upload sur les plateformes,
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la création de systèmes de gestion interne,
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un service téléphonique type SAV,
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la gestion des emails pour un traitement en amont et une meilleure redirection vers toi quand c’est nécessaire,
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la préparation d’un lancement d’offre et la gestion du planning correspondant,
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la relation client et le customer care,
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la réflexion stratégique globale ou ciblée sur une offre précise,
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etc.
Selon tes besoins et la personne choisie, les prestations peuvent être très variées. N’hésite pas à bien te renseigner sur les compétences et disponibilités des personnes que tu contacteras pour déléguer certaines tâches.
Je peux t’aider à y voir plus clair, pour cela, prends RDV juste ici !