Une to-do list, ou liste de tâches, est un procédé qui se veut simple et efficace pour gérer les tâches d’un projet. Ces tâches peuvent être indépendantes ou devoir, au contraire, être accomplies dans un certain ordre. Mal gérée, la to-do list peut être contreproductive.
Tu es un ou une adepte de la to-do list mais tu te perds entre les mille “bullet points” que la tienne contient ?
Une organisation optimale apparaît comme le meilleur moyen de maîtriser son temps. Celui-ci étant la seule ressource qui est identique pour toutes et tous et qui ne peut pas se stocker. Elle s’épuise automatiquement, chaque minute utilisée ne pouvant être rattrapée.
Les entrepreneurs le savent bien et tu te sens certainement concerné-e par cette problématique d’optimisation de ton temps.
Je te partage donc dans cet article 12 tips que tu peux mettre en pratique tout de suite pour t’aider d’un outil puissant pour ton organisation : la to-do list. Elle peut parfois faire peur mais si tu la maîtrises bien, elle est aussi terriblement efficace.
1- Enrichir chaque tâche de la liste
Une tâche seule peut ne pas suffire pour s’y atteler de manière efficace. N’hésites pas à ajouter un contexte à celle-ci. Tu peux mettre une description, des informations détaillées, des références ou documents à consulter pour t’aider à la mener à bien. L’idéal pour cela est bien entendu d’utiliser des outils digitaux qui te permettent d’enrichir une simple ligne de tâche.
2- Faire une to-do minimaliste
La to-do list a pour vocation d’être un outil d’aide à la productivité sur du court terme. Il est fréquent d’en faire une par jour.
Dans ce cas, l’idéal est qu’elle soit minimaliste. Pas la peine de remplir une page de mille tâches à faire si tu sais pertinemment que ce sera impossible dans le temps imparti (à savoir ta journée).
De plus, avoir une to-do list à rallonge peut te mettre une pression intense et engendrer du stress ou même de la procrastination. Quitte à ne pas y arriver, autant ne rien faire du tout, ça prouvera que c’était impossible !
3- Prioriser la réalisation des tâches
La priorisation est une clé importante lorsqu’on veut lister toutes les tâches à réaliser sur un temps imparti.
Pour cela, tu peux utiliser la matrice d’Eisenhower qui classe les tâches en 4 catégories selon leur degré d’urgence et d’importance.
Les tâches urgentes et importantes sont à faire de suite. Les tâches urgentes et non importantes sont à déléguer. Les tâches non urgentes et importantes sont à planifier. Et enfin, les tâches non urgentes et non importantes sont à supprimer.
Il peut être difficile de juger de l’importance d’une tâche. Quand on est entrepreneur, on peut estimer que tout est important. Le secret ici est de bien connaître ses objectifs à court, moyen et long terme. Cela te permet de mieux savoir quelles tâches vont te permettre d’atteindre ces objectifs.
4- Ce qui n’est pas important n’est pas dans la liste
Certaines tâches n’ont pas besoin d’être réalisées dans l’immédiat. Soit elles ne sont pas urgentes, soit elles ne sont pas importantes pour le moment.
Dans ce cas, elles n’ont pas leur place dans ta to-do list. Elles peuvent être planifiées pour plus tard mais en aucun cas venir polluer la to-do list réaliste à accomplir dans le temps voulu (le jour, la semaine, le mois).
5- Organiser les tâches chronologiquement
Une liste de tâches peut prendre diverses formes. Une fois que tout est noté rapidement, il est nécessaire que tu prennes le temps d’organiser cette liste.
Il peut alors s’agir de planifier, dans la journée, la semaine, ces tâches de la to-do list. Leur attribuer un créneau pour les réaliser te permettra de te concentrer au fur et à mesure sur une tâche à la fois.
L’idée ici est aussi de prévoir suffisamment de temps pour la réalisation de chaque tâche. Si jamais c’est la première fois que tu réalises une tâche et que tu ne sais pas vraiment combien de temps il te faudra, fais une estimation puis double ce temps pour ne pas te retrouver coincé-e par un planning trop serré.
6- Découper les tâches importantes en plusieurs sous-tâches
Lorsque tu prévois une tâche importante sur ta liste, pense à la découper en plusieurs sous-tâches.
Ça te permettra de ne pas ressentir l’ampleur du travail à mener qui pourrait te bloquer. Et puis tu pourras répartir ces tâches à plusieurs moments différents en fonction des autres contraintes ou bien de ton énergie nécessaire pour chacune d’entre elles.
Par exemple, “préparer le lancement de ma formation” pourrait se découper de la façon suivante :
- définir une date de lancement,
- préparer la page de vente,
- choisir les canaux de communication,
- préparer les différents messages à diffuser,
- créer les textes et visuels nécessaires,
- planifier chaque message,
- etc.
Tu auras aussi une vision plus réaliste de l’ampleur de chaque grosse tâche et il sera plus facile d’attribuer à chacune des sous-tâches un temps réaliste.
7- Rester réaliste sur le temps d’exécution de chaque tâche
Rester réaliste, c’est peut-être une des choses les plus compliquées lorsqu’on sait qu’on a une liste immense de tâches que l’on voudrait réaliser.
Il est important que tu saches te limiter au temps réel d’accomplissement de chacune des tâches de ta liste et que tu te limites aussi au temps disponible dans ta journée de travail.
Pas la peine d’en noter plus, tu risques surtout d’être frustré-e à la fin de la journée, car tu n’aurais pas tout coché.
8- Batcher les tâches similaires
Le batching des tâches, c’est comme en cuisine : ça permet de regrouper en un seul moment toutes les tâches similaires qui peuvent correspondre à plusieurs thématiques différentes.
Un exemple facile à comprendre est celui de la création de contenus. Tu peux te définir un temps pour préparer tous les sujets que tu veux aborder et un temps pour les planifier dans ton calendrier éditorial.
Ensuite, tu peux rédiger en une fois toutes tes légendes. Tu as une seule tâche, à laquelle tu attribues un bloc de temps. Puis tu prévois une autre tâche avec un autre bloc de temps pour créer les visuels de tes posts (si par exemple tu communiques sur Instagram).
Le batching peut te permettre d’être plus focus et efficace dans la réalisation de tâches du même type. Pas besoin de faire switcher ton cerveau d’un type de tâche à un autre.
9- Éviter de laisser une tâche inaccomplie
Il n’est pas nécessaire de programmer une tâche et de ne pas l’accomplir, ou encore de la renvoyer pour la semaine ou le mois prochain alors que tu pourrais la faire maintenant. Lorsqu’il t’arrive ce genre de situation, tu peux te demander pourquoi cette tâche n’a pas été réalisée ? Quelle était la principale difficulté ? Quel était son ordre de priorité ? S’agit-il d’une tâche qui devra être déléguée ? Faudra-t-il encore bien définir les consignes de sa réalisation ? Etc.
Il est important de connaître les raisons de retard dans l’exécution d’une tâche, car cela t’aidera à mieux les planifier à l’avenir et à être plus efficace.
10- Consulter la to-do list chaque matin et chaque soir
Afin d’optimiser l’utilisation d’un outil tel que la to-do list, je te conseille vivement de la consulter chaque matin avant de démarrer ta journée. Tu sauras ainsi à quoi t’attendre.
Je t’invite aussi à la consulter chaque soir pour vérifier que tout a été terminé et pour programmer ta journée suivante. Tu peux ainsi clôturer sereinement chaque jour de travail en sachant déjà ce qui t’attend le lendemain.
11- Célébrer les progrès
Célébrer ses progrès ? Tu peux trouver cela étrange.
C’est en effet assez rare de se féliciter de réussir à cocher les cases d’une to-do list. Et c’est pourtant très bénéfique. Tu pourras ressentir de la fierté et de l’accomplissement. Tu sauras aussi mieux te rendre compte de tout le chemin parcouru au fil des jours et des semaines.
Le cerveau humain a tendance à se focaliser sur le négatif, sur tout ce qui n’est pas encore accompli à la fin de la journée. En célébrant tes avancées, tu reprogrammes ton cerveau et tu l’aides à se concentrer sur le positif.
La célébration t’aidera également à rester motivé-e pour avancer sur tes projets. En prenant le temps, quelques minutes chaque soir, de te féliciter de tout ce que tu as réussi à faire dans la journée.
12- Utiliser un outil numérique pour gérer sa to-do list
Dans la vie personnelle, la gestion d’une to-do list sur une feuille de papier peut totalement être suffisante. Mais dans la vie professionnelle, je te conseille fortement d’utiliser un outil numérique pour t’aider.
En notant toutes tes tâches dans ton outil, tu décharges mieux ton cerveau, qui n’est pas fait pour tout retenir, mais plutôt pour réfléchir.
Un outil numérique te permet aussi de réorganiser les tâches à ta guise en fonction des imprévus ou de ton énergie par exemple. Tu as seulement besoin de déplacer les éléments pour ajuster les tâches à la réalité de ton planning.
Les outils (Notion, ClickUp, Asana, ToDoIst, etc.) peuvent aussi te simplifier la gestion des projets à long terme. En détaillant toutes tes tâches sur l’outil, tu pourras plus facilement les répartir dans le temps. Sur certains outils, tu as même des vues type “planning” qui te permettent de visualiser les projets dans leur ensemble.
On l’a donc vu dans cet article, la to-do list est un outil qui s’avère très pertinent s’il est utilisé de façon efficace. Seul, il peut s’avérer un peu limité, mais il peut aussi être très puissant pour la gestion de ton organisation et de ta productivité.
Dis-moi en commentaires si tu utilises souvent les to-do lists et si tu te trouves efficace grâce à elles.