La délégation d’une partie de son business quand on est coach ou formateur en ligne s’avère souvent indispensable dès que l’activité se développe. Parfois même, elle a lieu avant le développement justement pour que cela puisse se faire plus rapidement et dans les meilleures conditions. Si tu veux savoir pourquoi et quelles tâches déléguer à une assistante virtuelle quand tu es coach ou formateur, j’ai rédigé un article entier sur le sujet.
Dans l’article qui suit, je viens t’apporter des conseils plus ciblés pour préparer au mieux ta délégation et que celle-ci se passe dans les meilleures conditions, autant pour toi que pour l’assistante virtuelle à laquelle tu feras appel.
Préparer sa délégation en amont
Une bonne délégation de tâches, dans l’entrepreneuriat, doit être anticipée et préparée correctement. Si tu t’y prends au dernier moment et sans trop réfléchir, cela risque de mal se passer et tu pourrais être déçu de tes choix.
Afin de préparer sereinement cette étape pour ton entreprise, voici les points que je te suggère de prendre en compte :
- tu connais les tâches que tu veux déléguer,
- tu as défini des process clairs sur les tâches à déléguer pour que la personne soit autonome rapidement,
- tu anticipes suffisamment la délégation,
- tu prends le temps d’analyser les différents choix qui s’offrent à toi (assistante virtuelle polyvalente ou spécialisée, une ou plusieurs personnes…).
Bien choisir son assistante
Outre le fait de préparer sa délégation correctement, le choix de l’assistante à qui tu feras appel est important.
Les compétences peuvent être très diverses de l’une à l’autre. Ce sera fondamental dans ton choix de savoir si tu préfères quelqu’un sur le long terme ou pour un lancement de formation par exemple. Il sera aussi nécessaire de savoir si tu veux quelqu’un de généraliste ou si tu préfères des compétences limitées, mais spécifiques.
En fonction de tes besoins, tu pourras être amené à faire appel à une ou plusieurs personnes différentes et tu pourras démarrer une collaboration longue durée ou “one-shot”.
Le meilleur contexte pour une bonne collaboration
La délégation d’une partie des tâches de ton business nécessite la mise en place d’une bonne collaboration. Lorsque tu fais appel à une ou plusieurs personnes freelances, il n’y a pas un lien unique de subordination comme on peut le connaître dans le salariat. Pense alors à préparer au mieux cette étape.
Un environnement propice
Même si la collaboration se passe à distance avec une assistante virtuelle, l’environnement de travail doit être agréable pour que les échanges soient simples et fluides.
Tu peux prévoir de lui fournir les meilleurs outils (en ligne) avec lesquels elle devra travailler par exemple. Parfois, c’est elle qui sera force de suggestion si tu ne maîtrises pas ces aspects-là et que tu t’attends justement à une forte partie de conseils de sa part.
Il ne faut pas oublier non plus de prévoir dans ton planning du temps d’intégration pour qu’elle découvre ton business et ton fonctionnement. Elle pourra alors s’adapter à ta façon de travailler ou te suggérer certains ajustements pour une collaboration de meilleure qualité. Prévois également, surtout au démarrage, du temps pour répondre à ses questions. Tout le temps accordé au départ t’en fera gagner par la suite.
La confiance
Déléguer une partie de son entreprise, c’est accorder sa confiance à une autre personne. C’est le rôle de l’assistante virtuelle de se fondre dans ton fonctionnement et de t’apporter toute son aide en fonction de ses compétences et des tâches que tu lui confies.
Il est également nécessaire d’accepter de ne pas être toujours maître de tout le déroulé des tâches. Elle peut les mener différemment de ce que tu pouvais faire quand tu les avais encore à ta charge. Ce n’est pas pour autant qu’elles seront moins bien faites. Elle maîtrise son travail. Tant que la qualité du résultat est présente, c’est à toi de lui accorder ta confiance.
Pour que cette dernière s’instaure, le démarrage de la collaboration doit être fait clairement. Chacun de vous doit exprimer ses attentes, ses besoins, ses façons de fonctionner afin d’être sûrs l’un et l’autre d’être sur la même longueur d’onde.
La communication
Pour qu’une collaboration se passe au mieux, il ne faut pas négliger la communication régulière.
Au fil du temps, il est nécessaire de faire des points pour vérifier l’avancée des tâches. Tu peux être amené à avoir besoin de lui fournir certains travaux que tu gères toujours afin qu’elle avance dans les tâches que tu lui confies. Surtout, respecte les délais fixés et si ce n’est pas le cas, informe-la le plus rapidement possible.
De son côté aussi, l’assistante doit pouvoir te communiquer où elle en est rendue dans sa mission. Elle doit te poser les questions qui pourraient la bloquer pour avancer. Et elle doit rapidement t’informer si elle rencontre une difficulté afin que vous trouviez ensemble la solution qui la fera avancer à nouveau.
Ces éléments te permettront, en tant que coach ou formateur en ligne, d’appréhender au mieux l’étape de la délégation. Tu pourras ainsi être en mesure de développer encore plus ton entreprise et te concentrer sur des tâches qui te passionnent et ainsi transmettre au mieux tes connaissances, tes outils, tes convictions.